FAQ AvMeeting

Découvrez ci-dessous les questions les plus fréquemment posées par nos clients

Pour quel type de réunion utilise t-on AvMeeting ?

AvMeeting peut être utilisé pour des votes en réunion CSE, conseils d’administration, conseils de surveillance, CAP/CT, CACT, CAP, CME, CSIRMT, …

A qui s'adresse AvMeeting ?

AvMeeting est utilisé dans tout type de structure (entreprise, collectivité, association, …)

Afin d’avoir plus de détails sur nos références, n’h’ésitez pas à contacter notre équipe commerciale en cliquant ici

Via quels supports AvMeeting est-il accessible ?

A partir d’une simple connexion internet, AvMeeting est accessible via tous les supports informatiques (PC, MAC, Tablettes, Samrtphones…), les systèmes d’exploitations et les navigateurs actuels.

AvMeeting est-il compatible avec un système de visioconférence ?

En effet, pour organiser votre réunion et vos votes à distance, AvMeeting peut être couplé avec un outil de visioconférence : Zoom, Teams, Webex…

Les participants étant sensiblement les mêmes d'une réunion à l'autre, faut-il les recréer à chaque fois ?

Non, la création des participants s’effectue uniquement lorsque votre session est vierge et que vous ajoutez une première fois les votants.

Sur les réunions suivantes, vous ne serez pas obligés de les recréer.

Dans l’onglet “éditer les participants”,en appuyant sur la “loupe”, vous pourrez sélectionner les participants.

Peut-on créer des populations de votants ?

Oui, les statuts disponibles sous AvMeeting sont :

  • Elus titulaires,
  • Elus suppléants,
  • Pas de statut.
Les participants sont-ils tous invités au vote ?

L’outil AvMeeting sert à voter pendant une réunion (CSE, CA…). Les personnes invitées sur cet outil sont uniquement les votants (et non celles qui participent à la totalité de la réunion).

A titre d’exemple sur une réunion CSE, les personnes qui voteront sur l’outil seront les membres titulaires du CSE présents, ainsi que les membres suppléants remplaçants.

Les intervenants, comme un salarié ou un manager, ne voteront pas sur l’outil AvMeeting.

Le participant reçoit t-il un mail de confirmation de vote en parallèle?

A l’heure actuelle, cette fonctionnalité n’existe pas dans AvMeeting.

Cette fonctionnalité est en cours de développement.

Si vous êtes intérréssés, contactez-nous en cliquant ici

L'employeur peut-il imposer cette solution au CSE ? Ou cela doit-il être prévu dans le règlement intérieur du CSE ?

Le recours à la visioconférence en réunion CSE (et donc au vote électronique) est autorisé par accord entre l’employeur et les membres du CSE. A défaut d’accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile. (cf. article L 2315-4 du Code du travail).

Pour précision, l’ordonnance n° 2020-1441 du 25 novembre 2020 portant adaptation des règles relatives aux réunions des instances représentatives du personnel prévoit l’autorisation de la visioconférence et conférence téléphonique et supprime la limitation de trois réunions par année civile durant la période d’état d’urgence sanitaire.

Pour rappel l’état d’urgence sanitaire a été prolongé par la loi n° 2020-1379 du 14 novembre 2020 autorisant la prorogation de l’état d’urgence sanitaire et portant diverses mesures de gestion de la crise sanitaire, jusqu’au 16 février 2021.

En cas de multiples CSE, faut-il un seul droit d'accès ou autant de droits d'accès que de présidents d'instance ?

Les deux formules sont possibles :

  • Vous pouvez souscrire à une licence AvMeeting pour gérer vos différents CSE,
  • Ou vous pouvez souscrire à une licence AvMeeting par CSE.

Pour toutes questions, n’hésitez pas à nous contacter en cliquant ici

Comment gère-t-on les votes par procuration ?

Le vote électronique permet de voter à distance, sans être présent physiquement. La procuration n’est pas nécessaire.

En revanche, certains de nos clients la maintiennent. Pour ce faire, nous pouvons envoyer plusieurs invitations à un seul participant, sur différentes adresses emails ou numéros de téléphone.

Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter en cliquant ici

Quel est le coût de ce module ?

Le côut d’AvMeeting dépend de plusieurs paramètres :

  • le nombre de licences,
  • le nombre de participants,
  • le nombre de réunions,
  • la durée d’engagement.

Pour recevoir une offre personnalisée, contactez-nous en cliquant ici

Peut-on importer en masse les participants à partir d'un fichier csv ?

A l’heure actuelle, cette fonctionnalité n’existe pas dans AvMeeting.

Cette fonctionnalité est en cours de développement ; Si vous êtes intérréssés contactez-nous.

Quelle est la durée de conservation des PV ?

Les PV ont la même durée de conservation que la session AvMeeting.

Ils seront supprimés en même temps que les données, à la fin de la durée d’engagement.

Peut-on ajouter un document associé à un vote ?

La mise en place d’un document est possible sur AvMeeting, au moment du vote.

Ce document peut également être présenté lors de votre réunion via votre système de visio.

Le nombre de documents est-il limité ?

Le nombre de documents n’est pas limité.

Il faut juste faire attention au temps de chargements, lorsqu’on a un nombre important de documents.

Peut-on voir en direct la progression des votants ?

Oui, l’outil AvMeeting permet de voir en direct la progression des votants via l’accès organisateur.

Est-il possible de paramétrer une réponse : "Ne prend pas part au vote" (= abstention) ?

Oui, l’organisateur peut paramétrer une réponse « Ne prend pas part au vote ».

En effet, dans AvMeeting, il est possible de saisir les réponses que vous souhaitez.

Déjà plus de 100 clients font confiance à AvMeeting

Vous avez un Projet ?

Quels que soient la forme et le volume de vos élections, il y a toujours une solution AlphaVote