FAQ AvMeeting

Découvrez ci-dessous les questions les plus fréquemment posées par nos clients

      Cas d’utilisation

Pour quel type de réunion utilise t-on AvMeeting ?

AvMeeting peut être utilisé pour des votes en réunion CSE, conseils d’administration, conseils de surveillance, CAP/CT, CACT, CAP, CME, CSIRMT, et même pour certaines Assemblées Générales.

A qui s'adresse AvMeeting ?

AvMeeting est utilisé dans tout type de structure (entreprise, collectivité, association, …)

Afin d’avoir plus de détails sur nos références, n’h’ésitez pas à contacter notre équipe commerciale en cliquant ici

Via quels supports AvMeeting est-il accessible ?

A partir d’une simple connexion internet, AvMeeting est accessible via tous les supports informatiques (PC, MAC, Tablettes, Samrtphones…), les systèmes d’exploitations et les navigateurs actuels.

AvMeeting est-il compatible avec un système de visioconférence ?

En effet, pour organiser votre réunion et vos votes à distance, AvMeeting peut être couplé avec un outil de visioconférence : Zoom, Teams, Webex…

L'employeur peut-il imposer cette solution au CSE ? Ou cela doit-il être prévu dans le règlement intérieur du CSE ?

Le recours à la visioconférence en réunion CSE (et donc au vote électronique) est autorisé par accord entre l’employeur et les membres du CSE. A défaut d’accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile. (cf. article L 2315-4 du Code du travail).

Pour précision, l’ordonnance n° 2020-1441 du 25 novembre 2020 portant adaptation des règles relatives aux réunions des instances représentatives du personnel prévoit l’autorisation de la visioconférence et conférence téléphonique et supprime la limitation de trois réunions par année civile durant la période d’état d’urgence sanitaire.

Pour rappel l’état d’urgence sanitaire a été prolongé au 16 février 2021 par la loi n° 2021-160 du 15 février 2021 prorogeant l’état d’urgence sanitaire jusqu’au 1er juin 2021.

En cas de multiples CSE, faut-il un seul droit d'accès ou autant de droits d'accès que de présidents d'instance ?

Les deux formules sont possibles :

  • Vous pouvez souscrire à une licence AvMeeting pour gérer vos différents CSE,
  • Ou vous pouvez souscrire à une licence AvMeeting par CSE.

Pour toutes questions, n’hésitez pas à nous contacter en cliquant ici

Avez-vous déjà travaillé avec des mutuelles, pour des votes en Conseil d'administration à distance ?

Oui, nous travaillons déjà avec plusieurs mutuelles ou goupement de mutuelles.

AESIO et la Mutuelle d’Air France par exemple. 

Est-ce que certains participants peuvent être en présentiel et d'autres à distance ?

Oui, avec AvMeeting il est possbile de voter en présentiel ou à distance.

Il suffit d’avoir support informatique (PC, MAC, smartphone, tablette) connecté à internet.

Quel est le coût de ce module ?

Le côut d’AvMeeting dépend de plusieurs paramètres :

  • le nombre de licences,
  • le nombre de participants,
  • le nombre de réunions,
  • la durée d’engagement.

Pour recevoir une offre personnalisée, contactez-nous en cliquant ici

      Fonctionnalités 

Le participant reçoit t-il un mail de confirmation de vote en parallèle?

A l’heure actuelle, cette fonctionnalité n’existe pas dans AvMeeting.

Cette fonctionnalité est en cours de développement.

Si vous êtes intérréssés, contactez-nous en cliquant ici

Comment gère-t-on les votes par procuration ?

Le vote électronique permet de voter à distance, sans être présent physiquement. La procuration n’est donc pas nécessaire.

En revanche, certains de nos clients la maintiennent. Pour ce faire, AvMeeting permet d’envoyer deux invitations à un participant qui a une procuration. Il pourra donc voter deux fois.

Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter en cliquant ici

Peut-on importer en masse les participants à partir d'un fichier csv ?

Oui, AvMeeting propose l’import d’une liste de participants, au format Excel.

Un modèle de fichier Excel est proposé dans AvMeeting.

Quelle est la durée de conservation des PV ?

Les PV ont la même durée de conservation que la session AvMeeting.

Ils seront supprimés en même temps que les données, à la fin de la durée d’engagement.

Peut-on ajouter un document associé à un vote ?

La mise en place d’un document est possible sur AvMeeting, au moment du vote.

Ce document peut également être présenté lors de votre réunion via votre système de visio.

Le nombre de documents est-il limité ?

Le nombre de documents n’est pas limité.

Il faut juste faire attention au temps de chargements, lorsqu’on a un nombre important de documents.

Peut-on voir en direct la progression des votants ?

Oui, l’outil AvMeeting permet de voir en direct la progression des votants via l’accès organisateur.

Lorsque le vote n'est pas à bulletin secret, l'organisateur peut-il consulter les réponses des participants ?

Oui, dans ce cas, l’organisateur peut avoir accès à la liste des participants comprenant le choix de chacun.

Paramétrage  

Les participants étant sensiblement les mêmes d'une réunion à l'autre, faut-il les recréer à chaque fois ?

Non, la création des participants s’effectue uniquement lorsque votre session est vierge et que vous ajoutez une première fois les votants.

Sur les réunions suivantes, vous ne serez pas obligés de les recréer.

Dans l’onglet “éditer les participants”,en appuyant sur la “loupe”, vous pourrez sélectionner les participants.

Peut-on créer des populations de votants ?

Oui, les statuts disponibles sous AvMeeting sont :

  • Elus titulaires,
  • Elus suppléants,
  • Pas de statut.

Il existe aussi la possibilité de créer des nouveaux statuts, avec une saisie libre.

Les participants sont-ils tous invités au vote ?

L’outil AvMeeting sert à voter pendant une réunion (CSE, CA…). Les personnes invitées sur cet outil sont uniquement les votants (et non celles qui participent à la totalité de la réunion).

A titre d’exemple sur une réunion CSE, les personnes qui voteront sur l’outil seront les membres titulaires du CSE présents et éventuelement les membres suppléants remplaçants.

Les intervenants, comme un salarié ou un manager, ne voteront pas sur l’outil AvMeeting.

Est-il possible de paramétrer une réponse : "Ne prend pas part au vote" (= abstention) ?

Oui, l’organisateur peut paramétrer une réponse « Ne prend pas part au vote ».

En effet, dans AvMeeting, il est possible de saisir les réponses que vous souhaitez.

Est-il possible de fixer une règle de quorum pour la validation des votes ?

AvMeeting n’inclut pas de règle de quorum puisqu’il est possible d’afficher le pourcentage des votes en direct.

C’est à l’organisateur de prendre la décision finale en fonction des résultats obtenus et de son réglement interne.

Peut-on inviter les participants la veille de la réunion ?

Oui, il est possible d’ajouter des participants quelques minutes avant la réunion et même si celle-ci est en cours. 

Lorsque l’organisateur ouvrira les votes, tous les participants y auront alors accès. 

Sur mobile, faut-il entrer un numéro de téléphone ou il suffit d'ouvrir le mail reçu par le système AvMeeting ?

Les deux processus sont possibles.

S’il le souhaite, l’organisateur peut entrer le numéro de téléphone portable d’un participant, ce dernier recevra alors un SMS comprenant le lien pour voter.

Il est aussi possible de voter via un mobile en cliquant sur le lien d’un mail, en supposant que le smartphone soit connecté à la messagerie.

L'ordre de la liste des votes est-il modifiable en cours de réunion ?

Lorsqu’une réunion est lancée, l’organisateur peut soumettre les votes aux participants dans l’ordre qu’il souhaite. 

L’ordre des votes est donc modifiable jusqu’à leurs soumissions. 

L'heure de fin est -elle obligatoire lors de la création de la réunion ?

Oui, la saisie d’une heure de fin est obligatoire pour la création d’une réunion dans AvMeeting.

En revanche, ce sont des heures dites « informatives ».

Il s’agit simplement d’une indication, vous pouvez tout à fait la dépasser. 

Le créneau choisi apparaîtra dans le mail ou le SMS d’invitation que recevront les participants. 

Déjà plus de 100 clients font confiance à AvMeeting

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