Replay & FAQ du Webinar AvMeeting

8614 Publié le 20/11/2020 par AlphaVote

Accédez au replay &

à la FAQ de notre webinar

« Organisez vos votes en réunion à distance »

 AlphaVote est heureux de vous annoncer la naissance de son petit frère AvMeeting.

Fruit de la réflexion dans une Société en pleine mouvance, AvMeeting a été co-développé avec vous, chers clients.

Aujourd’hui, AvMeeting est la solution connectée idéale pour vos votes en CSE, conseils d’administration, conseils de surveillance, CAP/CT, CACT, CAP, CME, CSIRMT, …

Afin de vous présenter AvMeeting plus en détails, nous vous invitons à regarder le replay de notre webinar du 19 novembre dernier traitant de l’organisation des votes en réunion à distance.

Retrouvez ci-dessous l’ensemble des réponses aux questions posées lors du webinar

Est-il possible d'avoir accès au replay du webinar ?

Oui, le replay est accessible en cliquant ici

AvMeeting est-il accessible sur Android ?

Oui, AvMeeting est accessible sur Android.

A partir d’une simple connexion internet, AvMeeting est accessible via tous les supports informatiques (PC, MAC, Tablettes, Samrtphones…), les systèmes d’exploitations et les navigateurs actuels.

Si je comprends bien "créer la réunion" c'est organiser la visio et ensuite lancer le système de vote en même temps ?

En effet, pour organiser votre réunion et vos votes à distance, AvMeeting doit être couplé avec un outil de visioconférence : Zoom, Teams, Webex…

L'employeur peut-il imposer cette solution au CSE ? Ou cela doit-il être prévu dans le règlement intérieur du CSE ?

Le recours à la visioconférence en réunion CSE (et donc au vote électronique) est autorisé par accord entre l’employeur et les membres du CSE. A défaut d’accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile. (cf. article L 2315-4 du Code du travail).

Pour précision, l’ordonnance n° 2020-1441 du 25 novembre 2020 portant adaptation des règles relatives aux réunions des instances représentatives du personnel prévoit l’autorisation de la visioconférence et conférence téléphonique et supprime la limitation de trois réunions par année civile durant la période d’état d’urgence sanitaire.

Pour rappel l’état d’urgence sanitaire a été prolongé par la loi n° 2020-1379 du 14 novembre 2020 autorisant la prorogation de l’état d’urgence sanitaire et portant diverses mesures de gestion de la crise sanitaire, jusqu’au 16 février 2021.

En cas de multiples CSE, faut-il un seul droit d'accès ou autant de droits d'accès que de présidents d'instance ?

Les deux formules sont possibles :

  • Vous pouvez souscrire à une licence AvMeeting pour gérer vos différents CSE,
  • Ou vous pouvez souscrire à une licence AvMeeting par CSE.

Pour toutes questions, n’hésitez pas à nous contacter en cliquant ici

Peut-on créer des populations de votants ?

Oui, les statuts de disponible sous AvMeeting sont :

  • Elus titulaires,
  • Elus suppléants,
  • Pas de statut.
Les participants sont-ils bien ceux qui doivent participer au vote ? Et non ceux qui participent à la totalité de la réunion de CSE ?

L’outil AvMeeting sert à voter pendant une réunion (CSE, CA…). Ceux qui seront invités sur cet outil sont uniquement les votants et non ceux qui participent à la totalité de la réunion CSE.

A titre d’exemple sur une réunion CSE, les personnes qui voteront sur l’outil seront les membres titulaires du CSE présents, ainsi que les membres suppléants remplaçants.

Les intervenants comme par exemple un salarié, ou un manager ne voteront pas sur l’outil AvMeeting.

Doit-on le passer en info/consultation pour mettre en place ce type de vote ?

Le recours à la visioconférence en réunion au CSE (et donc au vote électronique) est autorisé par accord entre l’employeur et les membres du CSE. A défaut d’accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile. (cf. article L 2315-4 du Code du travail).

Pour précision, l’ordonnance n° 2020-1441 du 25 novembre 2020 portant adaptation des règles relatives aux réunions des instances représentatives du personnel prévoit l’autorisation de la visioconférence et conférence téléphonique et supprime la limitation de trois réunions par année civile durant la période d’état d’urgence sanitaire.

Pour rappel l’état d’urgence sanitaire a été prolongé par la loi n° 2020-1379 du 14 novembre 2020 autorisant la prorogation de l’état d’urgence sanitaire et portant diverses mesures de gestion de la crise sanitaire, jusqu’au 16 février 2021.

Comment gère-t-on les votes par procuration ?

La procuration n’est pas pertinente dans le vote électronique puisqu’on peut voter à distance sans être présent physiquement.

En revanche, certains de nos clients la maintiennent. Pour ce faire, nous pouvons envoyer plusieurs invitations a un seul participant.

Pour cela, il faut saisir une deuxième adresse mail ou un numéro de téléphone portable a un participant qui aurait une procuration.

Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter en cliquant ici

Quel est le coût de ce module ?

Le côut d’AvMeeting dépend de plusieurs paramètres :

  • le nombre de licences,
  • le nombre de participants,
  • le nombre de réunions,
  • la durée d’engagement.

Pour recevoir une offre personnalisée, contactez-nous en cliquant ici

Peut-on importer en masse les participants à partir d'un fichier csv ?

A l’heure actuelle, cette fonctionnalité n’existe pas dans AvMeeting.

Nous réfléchissions au développement de cette fonctionnalité ; Si vous êtes intérréssés contactez-nous.

Quelle est la durée de conservation des PV?

Les PV ont la même durée de conservation que la session AvMeeting.

Ils seront supprimés en même temps que les données, à la fin de la durée d’engagement.

Le nombre de documents est-il limité ?

Le nombre de documents n’est pas limité.

Il faut juste faire attention au temps de chargements, lorsqu’on a un nombre important de documents.

Peut-on voir en direct la progression des votants ?

Oui, l’outil AvMeeting permet de voir en direct la progression des votants via l’accès organisateur.

Les documents peuvent-ils être disponibles pour le votant au niveau de la réunion plutôt qu'au niveau du vote ?

La mise en place d’un document est possible sur AvMeeting, au moment du vote.

Ce document peut également être présenté lors de votre réunion via votre système de visio.

Est-il possible de paramétrer une réponse : "Ne prend pas part au vote" (= abstention) ?

Oui, le client peut paramétrer une réponse « Ne prend pas part au vote ».

En effet, dans AvMeeting, il est possible de saisir les réponses que vous souhaitez.

Avez-vous des communes comme clients ?

Oui, nous accompagnons plusieurs communes et collectivités.

Afin d’avoir plus de détails sur nos références, n’h’ésitez pas à contacter notre équipe commerciale en cliquant ici

Les élus étant sensiblement les mêmes d'une réunion à l'autre, faut-il les recréer à chaque fois ?

Non, la création des participants s’effectue uniquement lorsque votre session est vierge et que vous ajoutez une première fois les votants.

Sur les réunions suivantes, vous ne serez pas obligés de les recréer.

Dans l’onglet “éditer les participants”,en appuyant sur la “loupe”, vous pourrez sélectionner les participants.

L'élu reçoit t-il un mail de confirmation de vote en parallèle?

A l’heure actuelle, cette fonctionnalité n’existe pas dans AvMeeting et nous réfléchissons à son développement.

Si vous êtes intérréssés, contactez-nous en cliquant ici

Peut-on insérer une pièce jointe, au lieu de renseigner la partie description ?

Le champ « description » de la réunion ou d’un vote est uniquement une zone de texte.

Toutefois, il est possible d’insérer une pièce jointe au niveau d’un vote dans la zone « document ».

Ces deux fonctions sont complémentaires.

Quel est le fuseau horaire ? Je suis en GMT+04, comment dois-je renseigner l'heure de début ?

Le fuseau horaire est du type GMT+1, soit le fuseau horaire de Paris.

Si effectivement vous avez un fuseau horaire différent, il faudra vous baser sur le fuseau horaire de Paris en prenant en compte le décalage horaire.

Les heures de réunion sont indicatives ; Vous pouvez ouvrir une réunion manuellement, même si vous êtes en dehors des horaires de la réunion.

Déjà plus de 100 clients font confiance à AvMeeting

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